Переклад у галузі проектного менеджменту

https://www.translationdirectory.com/article65.htm

Будь-яка перекладацька компанія, незалежно від того, чи складається вона з однієї людини або має в підпорядкуванні великий штат перекладачів, потребує суворої і чіткої процедури управління проектами для визначення точного робочого процесу на всіх етапах роботи, починаючи з моменту отримання вихідного документа і закінчуючи відправкою перекладеного файлу назад клієнту. Чим більша компанія, тим більш докладний опис кожного етапу потрібен для того, щоб всі члени команди мали повне й однакове розуміння обсягу і цілей роботи.

На відміну від фрілансера, перекладацька компанія діє двоспрямовано: вона отримує документи від клієнтів і розподіляє їх між позаштатними субпідрядниками, а управління проектами і контроль якості здійснюються власними силами. Фрілансер, навіть якщо він дуже успішний і має величезну кількість клієнтів, як правило, не отримує більше роботи, ніж може виконати, і тому йому не потрібно регулярно залучати субпідрядників.

Коливання на ринку перекладів роблять недоцільним для компанії наймати перекладачів на повний робочий день, оскільки жодна компанія не матиме постійного обсягу перекладацької роботи, щоб тримати в зайнятості персонал, який був найнятий, коли компанія була найбільш завантажена. Періоди низької завантаженості можуть зіпсувати персонал, що звикне отримувати гроші просто за присутність в офісі. Залучення позаштатних перекладачів на умовах субпідряду підвищує гнучкість перекладацької компанії, дозволяючи їй вижити в періоди затишшя і значно збільшуючи її можливості для виконання великого перекладацького проекту. Більш того, наявність невеликої кількості штатних перекладачів або їх відсутність дозволяє компанії скоротити витрати на офіс (не потрібні додаткові офісні приміщення, робочі місця і т. д.) І, в результаті, знизити вартість перекладу.

Перекладацькій компанії необхідна сувора процедура проектного менеджменту, що дозволить відстежувати завдання, отримані від клієнтів і виконані власними силами або із залученням субпідрядників, контролювати зберігання вихідних документів, перекладених файлів і баз даних компанії, усувати технічні помилки, підтримувати перекладацьку роботу і навчати перекладачів. Всі ці завдання, вирішені і контрольовані належним чином, будуть сприяти підвищенню якості перекладу і зниження його вартості.

Відстежування завдань

Відстеження завдань дуже важливо як для фрілансера, так і для перекладацької компанії, коли вони отримують роботу від декількох клієнтів, особливо якщо їм необхідно залучати субпідрядників. Якщо компанія переводить, скажімо, 300 сторінок на тиждень, які були отримані від 5 клієнтів і передані на субпідряд 15 перекладачам, відстеження завдань стає життєво важливим. Кожна робота повинна бути зареєстрована в електронній таблиці відділом проектного менеджменту. Якщо ви не будете робити це регулярно, то зіткнетеся з серйозними проблемами в кінці місяця, коли потрібно буде виставляти рахунки клієнтам і платити перекладачам. Використовуйте електронну таблицю як основу для виставлення рахунків клієнтам, відстеження статусу роботи і оплати праці перекладачів.

При отриманні завдання в електронну таблицю зазвичай вноситься наступна інформація: назва проекту або клієнта, назва файлу, дата отримання, кількість слів або сторінок (в залежності від того, що є), передбачувана кількість людино-годин перекладача / редактора і термін виконання. Ці дані, внесені в упорядкованому вигляді, полегшать виставлення рахунків в майбутньому і допоможуть спланувати робочий процес.

Пізніше, коли робота буде проаналізована і розподілена між перекладачами, електронна таблиця повинна бути доповнена наступним: імена перекладачів, кількість слів або сторінок, переданих кожному перекладачеві, передбачувана кількість людино-годин для кожного перекладача, та дата і час, коли перекладений матеріал повинен бути переданий в компанію.

Коли компанія отримує перекладений матеріал, фактична робота, виконана перекладачем, повинна бути відображена в електронній таблиці для майбутніх платежів.

Зберігання документації

Зберігання документів – найважливіше питання для перекладацької компанії. Зберігання документів має бути безпечним, щоб захистити їх від випадкового стирання або пошкодження, і в той же час доступним для всіх співробітників компанії. Зберігання документів також має бути структурованим і логічним, щоб кожна людина могла легко знайти будь-який документ у будь-який момент, незалежно від того, хто і коли його перекладав.

Таке сховище може розташовуватися на одній з робочих станцій компанії або на окремому файловому сервері. Робоча станція, використовувана в якості сховища файлів компанії, є найдешевшим, але найменш ефективним варіантом. Робоча станція іноді може бути виключена для перезавантаження, може бути зайнята або давати збої через проблеми з програмним забезпеченням. Це ускладнює доступ до сховища файлів для тих співробітників компанії, чиї комп’ютери продовжують працювати, коли робоча станція сховища файлів виходить з ладу. Крім того, вірус, потрапивши в електронну пошту, може знищити операційну систему робочої станції разом зі сховищем файлів.

Використання файлового сервера для зберігання файлів – це більш дороге, але безпечніше і набагато більш надійне рішення. Файловий сервер – це звичайний настільний комп’ютер з дуже простим програмним забезпеченням, що використовується спеціально для зберігання файлів. Він менш схильний до програмним помилок або збоїв, ніж робоча станція, майже ніколи не вимикається і забезпечує постійний доступ до файлової системи для всього персоналу компанії.

Зберігання бази даних

База даних перекладацької компанії включає бухгалтерські документи, файли проектного менеджменту, дані про перекладачів, власний словник компанії, файли пам’яті перекладів та глосарії клієнтів. Все це зберігається в спеціальних папках у файловому сховищі.

Внутрішній словник компанії є найбільш не постійною частиною зберігаємої бази даних. Він постійно використовується, змінюється і оновлюється. Щоб забезпечити постійний доступ і дати можливість всім користувачам бачити нові статті, моя компанія розмістила свій словник на веб-сайті. Таким чином, всі штатні співробітники та позаштатні перекладачі, найняті компанією, можуть користуватися самою останньою версією словника. Тільки уповноважені співробітники компанії можуть додавати нові статті або виправляти існуючі. Більш того, недавно моя компанія зробила свій онлайн-словник загальнодоступним, так що будь-яка людина, незалежно від того, працює вона у нас чи ні, може отримати вільний доступ до бази термінів, створеної нашими штатними співробітниками за 10-річну історію компанії. Глосарії клієнтів також додаються в цей онлайн-словник, проте вони залишаються закритими з міркувань авторського права.

Технічні помилки

Без добре розробленої процедури проектного менеджменту перекладацька компанія схильна до технічних помилок. Деякі з них можуть не мати серйозних наслідків, в той час як інші можуть коштувати вам клієнта. До можливих технічних помилок відносяться передача одного і того ж завдання різними перекладачам і відправка клієнтові не тієї версії файлу або не того документа.

Крім уважного і акуратного підходу проектного менеджера, виключити подібні помилки допоможе впорядкований розподіл завдань і процедура іменування і зберігання документів.

Доброю ідеєю є створення кореневих папок, що відносяться до кожного клієнта / проекту клієнта в сховищі файлів. Потім кожен раз, коли ви отримуєте нове завдання від клієнта, ви можете створити підпапку завдання для збереження в ній файлів. Файли, отримані від клієнта і збережені в цій папці (вихідні файли), ніколи не повинні бути змінені. Створення файлів “тільки для читання” – це спосіб захистити їх від несанкціонованих змін. Потім створюються файли-репліки, або цільові файли, до імен яких додається що-небудь, щоб показати, що це робочі файли і їх змінює перекладач або редактор.

Ще одна хороша ідея – розробити систему маркування файлів для відображення статусу перекладу, щоб ім’я файлу або його властивості показували, чи це просто переведений документ,  або переведений і відредагований або вичитаний і готовий до відправки клієнтові.

Підтримка і навчання перекладачів

Слід настійно рекомендувати позаштатним перекладачам працювати в тісному контакті з редакторами та іншими штатними співробітниками. Хоча пошук термінів зазвичай є завданням перекладача, штатний персонал може полегшити це завдання, використовуючи додаткову інформацію, отриману з інших документів, пов’язаних з тим же проектом. Більш того, деякі прийоми командної роботи, недоступні індивідуальним фрілансерам, можуть бути ефективно використані в штаті (мозковий штурм, наприклад).

Однак спілкування перекладачів з редакторами та використання методів вирішення проблем командною роботою всередині компанії має бути регламентовано, щоб виключити втрату часу на надмірні і безплідні обговорення і листування.

На більш пізніх етапах роботи, коли редактор перевіряє і редагує переклади, він повинен робити позначки і коментарі для передачі перекладачам. Процедура управління перекладацькими проектами в компанії повинна передбачати, що відгуки редактора завжди направляються перекладачам, коли це необхідно.

Постійне спілкування перекладача з редактором і зворотний зв’язок дуже важливі, оскільки якщо це відбувається регулярно, хороший перекладач врешті-решт почне забезпечувати якість роботи, яке задовольнить редактора. У довгостроковій перспективі це скорочує час, що витрачається на редагування, і збільшує можливості редактора і компанії. Якщо перекладацька підтримка редактора і навчання перекладача не передбачені процедурами компанії, якість перекладів, що надаються в компанію, ніколи не виросте або навіть може знизитися.

Підбиваючи підсумки

Як вже говорилося, ретельне відстеження завдань полегшує виставлення рахунків, облік і контроль стану робіт. Добре організоване зберігання документів і даних робить їх легкодоступними, зберігаючи при цьому в безпеці. Хороший проектний менеджмент виключає технічні помилки. Належна підтримка перекладачів і їх навчання забезпечують найкращі результати і продуктивність. Все це, об’єднане в добре розроблену процедуру управління перекладацькими проектами, підвищує мобільність, економічну ефективність, якість, потужність та, в результаті, виживання перекладацької компанії.

Переклад статті виконала студентка КПІ – практикантка ТОВ МЦП Майвік Солюшнс Козел Анастасія

 
 
0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *