10 Порад проектним менеджерам, що працюють з не носіями мови

Протягом 7 останніх років, я працював у різних сферах галузі проектного менеджменту, тому мав змогу спілкуватися з людьми, рідна мова яких відрізнялася від моєї або ж від мови співробітників компанії, де я працював. Проекти, для яких залучалися навички працівників з іншою рідною мовою, варіювалися від коротких завдань у сфері перекладу , які можна було обробити за кілька годин, до більш складних завдань, на виконання яких було потрібно кілька місяців.

Інтернет та цифрові технології значно розширили можливості організацій з пошуку працівників по всьому світу. Багато видів діяльності, які раніше надавалися однією компанією, тепер можуть бути передані на аутсорсинг, що дозволяє знизити ціну за послуги. У багатьох країнах світу, що розвиваються з’явилася висококваліфікована і освічена робоча сила, здатна забезпечити високий рівень якості та обслуговування віддалено. Якщо поєднати цю динамічну нову робочу силу зі зростаючим числом платформ, які дозволяють компаніям використовувати навички позаштатних співробітників і зовнішніх організацій без особистої зустрічі (а в деяких випадках взагалі без вербальних комунікацій), то можна дійти висновку, що можна виробити що завгодно будь де.

У цій статті я спирався на мій досвід роботи і управління проектами, в яких використовувалися послуги сторонніх виконавців, і містить 10 порад по роботі з працівниками, які не є носіями мови. Термін “не носій мови” використовується тут з точки зору організації або органу, який купує послуги третьої сторони (не носія мови). Оскільки більшість організацій, з якими я працював, знаходяться в Великобританії, термін “не носій мови” означає, що саме англійська не є їх рідною мовою.

Перша порада: переконайтеся, що у вас є всі документи, які зазвичай потрібні для внутрішнього найму.

Процес найму зараз може бути в більшості випадків анонімним. Але при всій цій анонімності як ви можете бути впевнені, що наймана вами людина здатна відповідати необхідним стандартам і дійсно може виконати роботу в строк та в рамках бюджету. Це може здатися очевидним, але одна з перших помилок, які я спостерігаю у компаній, полягає в тому, що вони відносяться до процесу найму зовнішнього виконавця інакше, ніж до процесу найму внутрішнього. Переконатися в тому, що вам вдалося отримати всі ті ж дані, що і при наймі на внутрішню вакансію, такі як резюме, інформація про кваліфікації та досвід, а також всі рекомендації, дуже важливо для найму ідеального кандидата. Те, що в їх онлайн-профілі вказано, що вони вміють робити будь-що, не обов’язково означає, що вони зможуть виконати це “будь-що” для вас.

Друга порада: попросіть безкоштовний зразок їх роботи.

Якщо вам потрібен переклад документації або створення веб-сайту, дуже корисно спочатку отримати зразок роботи майбутнього виконавця. При запиті безкоштовного зразка не треба просити занадто багато, мета не в тому, щоб отримати роботу безкоштовно, а в тому, щоб мати уявлення про роботу і рівень якості її виконання. Найпоширеніший підхід – попросити зразок або “пробний екземпляр”, в якому будуть відображені різні вимоги до завдання, але в спрощеному варіанті. Будь-який виконавець, що серйозно ставиться до свого бізнесу, буде більш ніж щасливий надати такий зразок.

Третя порада: Чітко сформулюйте в своєму брифінгу вимоги до завдання.

Не залишайте проект відкритим для неоднозначностей. Позаштатні виконавці і фрілансери є професіоналами і будуть дотримуватися певного алгоритму при досягненні своєї мети – виконання проектної задачі. Неясне технічне завдання може призвести до неякісного результату, незалежно від мови. Також варто оцінити рівень розуміння англійської мови підрядником. Якщо він недостатній, можливо, варто доручити переклад брифінгу фахівця, перш ніж надавати його виконавцю. На щастя, з мого досвіду, більшість іноземців, які працюють в сфері надання послуг, пов’язаних з бізнесом, здатні спілкуватися англійською мовою.

Четверта порада: використовуйте всі доступні безкоштовні цифрові комунікаційні платформи.

Такі системи, як Skype і різні месенджери, та навіть сайти мікроблогів, наприклад, Twitter, відмінно підходять для спілкування із зовнішніми виконавцями. Skype, у свою чергу, надає можливість усного спілкування або відправлення текстових повідомлень в режимі реального часу. По мірі розвитку проекту і виникнення питань ці інструменти відмінно підходять для швидкого пошуку відповідей на найпростіші з них.

П’ята порада: говоріть чітко і повільно.

Це може здатися очевидним, але з мого досвіду це дійсно може допомогти в спілкуванні, особливо якщо багато обговорюється усно по телефону. Дизайнери, які в захваті від своїх планів і проектів, схоже, найчастіше вживають “скоромовки” при описі своїх вимог. Під час розмови варто думати про те, що слухач не тільки сприймає сказане, але і переводить з вашої мови на свою. Головне правило – чим повільніше, тим краще.

Шоста порада: уникайте використання внутрішньофірмової термінології, а також слів і фраз, що не вживаються за межами вашої країни.

Деякі позаштатні виконавці, які не є носіями мови, можуть бути добре знайомі з ідіомами англійської мови, але більшість – ні. Це також відноситься до слів і фраз, які використовуються тільки в вашій організації. Якщо знання/ розуміння цих слів важливо для проекту, можливо, варто надати глосарій слів і виразів.

Сьома порада: будьте ввічливим і чемним.

На жаль, деякі організації відносяться до зовнішніх виконавців без належної поваги і використовують їх тільки як засіб досягнення мети. У більшості випадків ці люди грають ключову роль в успішному виконанні завдання, тому варто проявляти до них повагу. Зробіть так, щоб вони відчували себе частиною спільної команди.

Восьма порада: зрозумійте, яким є виконавець.

Сам характер їх діяльності часто означає, що зовнішні виконавці працюють незалежно і віддалено від офісу. Ваше спілкування з ними може бути єдиною соціальною взаємодією для них протягом робочого дня. Для деяких виконавців це може бути причиною того, що вони працюють в тій сфері, в якій працюють, для інших це може бути трохи самотньо, і вони радіють можливості поговорити / постійно спілкуватися з вами. Знову ж таки, як вже говорилося в сьмій пораді, будьте ввічливі і чемні та проявляйте інтерес до них, як до будь-якого іншого колезі по роботі.

Дев’ята порада: майте відповідального за комунікацію по проекту.

Якщо проект виконується єдиним позаштатним виконавцем, то величезна кількість запитів від різних співробітників вашої організації може призвести до плутанини. Набагато краще, якщо переговори з зовнішнім виконавцем буде вести одна людина, щоб спілкування було уніфікованим і однотипним.

Десята порада: передайте управління проектом на аутсорсинг.

У довгостроковій перспективі може виявитися більш економічно вигідним передати управління проектом третій стороні. У PS ми часто стикаємося з ситуацією, коли клієнт, вже витративши час і ресурси на роботу з фрілансерами безпосередньо, звертається до нас і просить взяти на себе управління перекладом. Найчастіше причина переходу полягає в логістиці, пов’язаної з управлінням декількома виконавцями і клопотами, які це їм приносить. У багатьох випадках набагато краще довірити це агентству, яке не тільки полегшить управління людськими ресурсами, але і забезпечить єдиний центральний вузол для зв’язку, інструктажу, виставлення рахунків і так далі.

Переклад статті виконала студентка КПІ – практикантка ТОВ МЦП Майвік Солюшнс Козел Анастасія